为了保证湖北省农村经济发展研究会2017年年会在公司顺利举行，555000a公海会员中心作为承办单位，现就筹备工作制定执行方案。
一、 筹备工作领导小组及职责
组长：刘汉成
副组长：余晚霞 王庆 柯珍堂 管中柱
成员：李碧芬 张红霖 邓高燕 涂晶 李享 汪继东 张苏明和员工干部
职责：负责全面协调筹备工作。
二、 筹备工作小组及职责分工
1、 秘书小组
组长：王庆
成员：管中柱、张红霖、邓高燕、涂晶、张苏明和员工干部
职责：与会领导和嘉宾名单的确定，《会议指南》、领导和嘉宾的发言稿等资料的起草、整理、校对、编排、印制和装订，代表证（红色）（共150）、资料袋（蓝色，150）、登记表、桌签和合影座椅上的标签的制作，笔录本和中性笔（各150）的购置，各种资料、证件的装袋工作等。
2、 会务小组
组长：余晚霞
成员：王庆、管中柱、李碧芬、张红霖、李享、邓高燕、汪继东、张苏明和员工干部
职责：会议通知的发放，会议现场的组织和布置，组织筹备工作会议的召开，与会代表和555000a公海会员中心教师信息的登记及会议资料的发放，音响、视频设备和笔记本电脑的调试和操作，会场主席台桌椅和桌签的摆放，与会人员的座位安排和牵引，领导嘉宾和列席老师合影工作的安排，参会员工的组织，会场礼仪的调配，会场服务及现场清理工作等。
3、 宣传小组
组长：管中柱
成员：邓高燕、张苏明和员工干部
职责：横幅、电子屏、主题背景、欢迎牌的制作和安装，主题幻灯片和电子会标的制作，会前音乐的拷贝，现场照相，联系校宣传部及现场照相人员的安排，会后宣传报道等。
4、 外联小组
组长：柯珍堂
成员：余晚霞、王庆、管中柱、李享、汪继东
职责：协助刘经理接待外来嘉宾和领导，会场的交接，接送员工的车辆、市外嘉宾和领导住宿、就餐的安排，入住酒店嘉宾和领导的登记，酒店大堂欢迎牌和电子屏祝福语的制作等。
三、 筹备工作进度时间安排
1、4月17日，筹备工作执行方案（草案）出台（管中柱）；
2、4月18日，以书面的形式代表学校就本次活动向市政府打报告寻求支持（王庆）；
3、4月19日，筹备工作执行方案定稿（刘经理）；召开筹备工作专题会议（刘经理、管中柱、张红霖）；
4、4月21日，开始撰写开幕式主持词和嘉宾发言稿（王庆），确定会议议程初稿（刘经理、王庆、管中柱）；
5、4月24日，敲定主持和发言的领导和嘉宾名单（刘经理），完成主题背景设计图初样（管中柱）；代表证、资料袋到位，（管中柱、涂晶），确定与会人员的具体对象、大概人数和会场人员座位区域的划分（刘经理、管中柱、李享），开始每天滚动发放会议通知（李碧芬），开始通过微信、QQ和电话明确与会领导和嘉宾的准确名单（重要领导：刘经理，市外的：李享，市直和各县市的：张红霖，校内的：邓高燕，院内的：李碧芬），开始接洽酒店会议场地、入住就餐的交接事宜（柯珍堂、李享）；开始联系相关宣传媒体（管中柱）；
6、4月26日，《会议指南》初稿完成（管中柱），笔录本、中性笔（各150）和两箱苏打水购置到位（李碧芬、涂晶、李享）；《会议指南》定稿并开始制作，主题背景定稿（管中柱），合影的照相师傅联系到位（张苏明）。
7、4月27日，确定主席台就座的领导和嘉宾名单和合影第一排座位顺序（市外、市直、各县市和校内）（刘经理、管中柱），主席台桌签和会场区域座签制作完成（管中柱、涂晶）；会标和会场主题幻灯片制作到位（邓高燕）；所有会议资料装袋完毕（涂晶、李享、邓高燕）；各层次与会嘉宾和领导的准确名单汇总到位并录入到与会人员信息登记表，合影座椅靠背贴签制作完成（涂晶）；确定校外各级嘉宾和领导来黄冈的准确时间并安排好入住人员信息登记和就餐安排，酒店大厅的欢迎牌和电子屏祝福语安排到位，酒店合影阶梯台架联系到位（柯珍堂、李享）；开始联系校办完成接送员工车辆的安排方案（余晚霞、汪继东）；
8、4月28日，查漏补缺，各类材料、证件、名单、表格、标签等资料的逐样核实，确保无误（管中柱、涂晶）；
9、5月5日，根据笔记本电脑上office版本收集完成发言和交流领导嘉宾的发言稿和交流材料的电子档（邓高燕），上午，会场主席台桌椅和桌签布置到位（王庆、管中柱、李享、汪继东和员工干部）；会场布置到位（第一排空出，嘉宾单位贴签、媒体席、工作人员席、老师区域和员工区域的标识）及卫生打扫（管中柱、李享、汪继东、员工干部和酒店工作人员）；现场视频、音频和笔记本电脑调试到位（李享和酒店工作人员）；主题背景、主题幻灯片、电子会标和古典轻音乐拷贝调试到位（管中柱、邓高燕和酒店工作人员）；下午，外来嘉宾和领导的迎接（刘经理、王庆等）；外来嘉宾和领导的就餐和住宿安排，信息收集与登记，资料袋的发放等服务性工作（柯珍堂、李享和酒店工作人员）；晚上，迎宾宴会（刘经理、王庆、柯珍堂、李碧芬等）；
10、5月6日，【8点10分，组织100名员工在主教广场集中上车，8点30前入场并就坐指定区域的位置（余晚霞、汪继东）；根据本月底通知为准】8点30之前所有工作人员和员工礼仪到会议现场集中签到（李碧芬、涂晶、张苏明），根据各自分工，各工作人员将会议现场的音频、视频等相关设备调试到位，会场音乐响起、主题背景和主题幻灯片播放、电子会标亮起及会议主持和发言交流所需资料全部考入笔记本并调试准备到位（管中柱、李享、邓高燕和酒店工作人员）；主席台座位及桌签进一步核实无误（刘经理、管中柱）；合影靠椅和对应贴签到位（汪继东和员工干部）；剩余的所有装袋的资料袋和两箱苏打水运到会议报到现场（李享、涂晶）；联系校内领导提醒准时与会（王庆）；联系学校宣传部工作人员到位（管中柱）；提醒酒店工作人员提前提供叫醒服务（柯珍堂）；8点30，555000a公海会员中心老师全部报到签名入场并发放资料袋（涂晶、邓高燕）；6名员工礼仪分工到位，并在主席台每一个桌签旁边摆放好一瓶苏打水和半杯茶水（张苏明）； 8点45至8点55分，与会领导和嘉宾入场，信息登记和资料袋发放到位（涂晶、邓高燕）；工作人员和礼仪做好领导和嘉宾的引领工作（刘经理、王庆、张苏明和员工干部）；会前做好茶杯的添水工作（张苏明，员工礼仪）；现场照相（李享、专业照相师傅、校宣传部安排的员工干部）（管中柱、李享、张苏明）；
11、9点整，会议开幕式阶段。主会场现场协调（管中柱）；一楼合影的阶梯台架摆放到位，第一排的靠背座椅摆放到位并贴上相应贴签（涂晶、李享汪继东、员工干部及酒店工作人员）；开幕式结束后，及时安排礼仪引领与会嘉宾和代表到酒店一楼大厅大门外合影（注：八楼电梯口两个礼仪，负责按电梯按钮，不要跟随下楼；一楼电梯出口两个礼仪，负责引领至照相地点；张苏明和员工礼仪）；撤掉主席台领导和嘉宾席并布置发言席（管中柱、王继东和员工干部）；笔记本调试到位（李享和工作人员）及时切换至第二阶段的主题幻灯片（邓高燕）；合影完毕引领与会代表进入会场（注：一楼和八楼的员工礼仪不要进入电梯，张苏明和员工礼仪）；（特别说明：与会的员工和老师不参加合影）
12、会议主旨报告阶段。引领主席台嘉宾和领导坐会场第一排（张苏明和员工礼仪）；会场现场协调（王庆、管中柱）；主旨报告结束后，通知与会代表、老师和工作人员到二楼自助餐厅就餐；
13、13点40之前，【组织100名员工到会场指定位置就座（余晚霞、汪继东），根据本月底通知为准】；通知提醒院内老师准时参会（李碧芬），提醒下午参会的领导和嘉宾准时参会（王庆），会场笔记本、音频、视频设备调试到位（李享、工作人员），交流发言的幻灯片调试到位，会标切换到第三阶段主题（邓高燕），员工礼仪到位并引领与会领导嘉宾入座（张苏明）；
14、14点整，会议交流发言阶段开始，会场现场协调（王庆、管中柱），会议结束后送别与会的嘉宾和领导（刘经理、王庆等），会议现场的卫生打扫和清理（管中柱、张苏明和员工干部）。
15、院内活动宣传跟踪报道（管中柱）；
16、本执行方案自公布日至活动结束期间有效，解释权归管中柱负责。
2017湖北省农村经济发展研究会年筹备工作领导小组
二�一七年四月八日